FLOW

Veranderingen Zenya FLOW

Het eerste grote roadmap thema van 2022 is Zenya FLOW. In deze release voeren we verschillende verbeteringen door die je terug gaat zien bij het inleggen en afhandelen van een melding. We hebben de formulieren voor meldingen gemoderniseerd en responsive gemaakt. Het inleggen van een melding of invullen van een formulier wordt daardoor intuïtiever, makkelijker en gebruikersvriendelijker! Maar ook in de afhandeling van een melding hebben we verschillende verbeteringen doorgevoerd onder andere met betrekking tot de informatievoorziening, de mogelijkheid om een melding toe te wijzen aan de manager van een gebruiker en de inzet van Zenya Teams in een melding!

Formulieren vernieuwde & verbeterde look & feel

Een van de grote veranderingen in deze release is de modernisering van de formulieren voor meldingen. Inleggen van een melding of het invullen van een formulier tijdens het afhandelen van een melding wordt daardoor intuïtiever, makkelijker en gebruiksvriendelijker! In deze modernisering hebben we alle verschillende veldtypen en een formulier in zijn geheel onder de loep genomen, zodat deze prettiger in te vullen zijn! Tevens hebben we de afgelopen periode ook al klanten en collega’s mee laten testen, zodat we op basis van feedback direct al verbeteringen hebben kunnen doorvoeren, die de ervaringen na de release alleen maar beter maken!

Er zijn verschillende routes binnen Zenya vanuit waar je een melding kunt inleggen. Via al deze routes wordt straks de vernieuwde en verbeterde look & feel voor het meldformulier getoond. Een aantal van deze routes:

• Via de portaalknop ”invullen”
• Via de knop ”Nieuwe melding” vanuit het overzicht van meldingen
• Via relaties vanuit een bestaande melding
• Het inleggen van een verbetermaatregelen vanuit verschillende onderdelen (zoals vragenlijsten)

De focus ligt niet alleen op het formulier wat wordt getoond tijdens het inleggen van een melding, maar ook alle andere formulieren die betrokken zijn bij de afhandeling van de melding:

• Het bewerken van het meldformulier in een bestaande melding
• Het coördinatorformulier
• Alle bij een melding betrokken workflow- en actiepuntformulieren

Ook het voorbeeld wat getoond kan worden tijdens het ontwerpen van het formulier wordt in de vernieuwde weergave getoond, zodat je ook tijdens het ontwerp rekening kunt houden met de ervaring die de melder uiteindelijk heeft.

Hieronder lichten we een aantal bijzonderheden van deze veranderingen en belangrijke aandachtspunten bij de inrichting nog verder toe. Let wel; de formulieren zijn nog in ontwikkeling. Wat in deze release notes getoond wordt is nog niet volledig en kan nog veranderen en verbeteren op basis van de feedback die we ontvangen.

Manager van de melder als eigenaar van de melding

Voor het afhandelen van meldingen kan het wenselijk zijn dat de manager van de gebruiker verantwoordelijk is voor de afhandeling van de melding. Momenteel kan dit niet op een laagdrempelige manier worden ingericht, zonder dat dit een behoorlijke beheer last met zich meebrengt.

De workflow actie ”melding toewijzen” kan in de hele workflow gebruikt worden. Als een manager van de melder bijvoorbeeld verantwoordelijk is voor het onderzoek, kun je ook vanaf dat moment pas de melding toewijzen aan de manager. In de eerdere statussen wordt de melding dan bijvoorbeeld toegewezen aan de ingestelde voorkeurscoördinator.

Zenya Teams als actienemer voor het invullen van een workflow-/actiepunt formulier

In Zenya 6.0.0 hebben we teams geïntroduceerd, vanuit de behoefte om Zenya taken aan een team toe te kunnen wijzen of binnen het team losse taken voor het team te kunnen toevoegen. In Zenya 6.0.0 zijn hiervoor de eerste mogelijkheden geïntroduceerd, maar tegelijkertijd horen we vanuit klanten en onze collega’s dat de inzet van teams nog niet helemaal omarmt wordt onder andere door het gemis van de mogelijkheden om teams in te zetten.

Een van de plekken waar het kunnen gebruiken van teams regelmatig bij ons terug komt is het kunnen inzetten van teams als actienemer in meldingen voor het invullen van een workflow-/actiepuntformulier.

Daarom hebben we het nu mogelijk gemaakt dat voortaan ook de teams in jouw Zenya omgeving gekozen kunnen worden als actienemer voor deze actiepunten! Let op; het team moet natuurlijk wel rechten hebben tot de rol actienemer binnen het betreffende meldingstype.

Er zijn verschillende manieren binnen een melding waarop een actiepunt om een workflow-/actiepuntformulier in te vullen uitgezet kunnen worden, namelijk:

Verbeteringen extra informatie in een melding

We kregen diverse feedback met betrekking tot het gebruik van extra informatie in meldingen. We hebben een aantal verbeteringen doorgevoerd die het gebruik en gedrag van extra informatie in een melding logischer en eenvoudiger maken.

Verbetering layout export van meldingen naar Microsoft Excel

De layout van de export van meldingen naar Microsoft Excel was niet optimaal, omdat een paar zaken niet juist werden geëxporteerd:

• Als je de kolom organisatie eenheid had opgenomen in de export, werd deze kolomnaam in de export leeg gelaten.
• Standaard werd er onder de regel met de kolomnamen een wit regel toegevoegd.

Beide punten zorgden ervoor dat gebruikers altijd extra handelingen moesten doen om de export op een juiste manier te kunnen gebruiken. We hebben nu beide punten opgelost waardoor de export direct te gebruiken is!

Volledige pad voor organisatie eenheden en onderwerpen voortaan terug te zien bij de lijst van meldingen en rapporten

Momenteel wordt voor organisatie eenheden en onderwerpen van een melding altijd alleen het gekozen antwoord/niveau getoond. Dat is ook belangrijk, want dat is waar het uiteindelijk ook om gaat. Maar als je op verschillende organisatieonderdelen dezelfde afdelingen of teams hebt zitten, kan het heel fijn zijn als je de bovenliggende eenheden ook kan zien. Zo krijg je namelijk inzicht in waar de melding vandaan komt.

Daarom hebben we bij meldingen, voor de organisatie eenheid en de onderwerpenboom, een verbetering doorgevoerd in de zichtbaarheid van het volledige hiërarchische pad van de gekozen eenheid of het onderwerp.

We hebben dit verbeterd op twee plekken, namelijk:

• De lijst van meldingen
• De lijst rapportages over meldingen

Wel is het zo dat het op beide plekken verschillend tot uiting komt, het zijn immers ook verschillende schermen.

Lijst van meldingen

In de lijst van meldingen wordt nog steeds alleen de gekozen eenheid getoond. We hebben hiervoor gekozen, omdat we vinden dat het tonen van het volledige pad anders te veel ruimte op dit scherm zou innemen.

Daarnaast wordt voortaan, als het organisatie eenheden of onderwerpen veld in de lijst is opgenomen, bij het exporteren van de meldingen naar Excel het volledige pad als kolom getoond in de export. Zo zie je in de export zowel de gekozen eenheid/onderwerp als het volledige pad en kun je dit bijvoorbeeld gebruiken voor de filtering van de export.

Lijst rapportages over meldingen

Bij de rapportages is de implementatie iets anders dan in het overzicht van meldingen.

Daar hebben we ervoor gekozen om een optie toe te voegen bij het definiëren van het rapport. Als je voortaan het organisatie eenheid of onderwerpenboom veld in je rapportage opneemt dan kun je ervoor kiezen om de gekozen waarde te tonen, óf het volledige pad op te nemen in de rapportage.

Dit is ook de waarde die je vervolgens terug ziet in het rapport (en een eventuele export naar Word of Excel).

In het rapport ”lijst van meldingen met sub meldingen” kun je voor zowel de hoofdmelding als de sub melding velden instellen. In dit rapport kun je dan ook bij zowel de hoofdmelding als de sub melding de keuze maken of je enkel de gekozen waarde of het volledige pad wilt tonen.

DOC

Verbetering weergave documenten

In Zenya hebben we voor het bekijken van documenten een vernieuwde weergave geïntroduceerd. Inmiddels hebben onze klanten en gebruikers deze vernieuwde weergave ook al een tijd kunnen gebruiken en ervaringen kunnen opdoen. Daaruit hebben we verschillende feedback opgehaald en hebben we een aantal verbeteringen in de weergave van documenten doorgevoerd. Deze verbeteringen zijn terug te zien bij:

• De weergave van de titel voor documenten
• De knoppen in de werkbalk
• Voorbeeldweergave van documenten
• Het gebruik van de inhoudsopgave en afbeeldingen in HTML documenten
• En het gedrag van de ”pop up” met wijzigingen t.o.v. vorige versie.

Verbeterde weergave van de titel van het document

De wijze waarop de titel nu in het document wordt getoond, wordt zowel door ons als door onze klanten als niet prettig ervaren. Het huidige element neemt onnodig veel ruimte in, waardoor dit ten koste gaat van de ruimte die beschikbaar is om het document te tonen.

Daarnaast was er sprake van een verschil in de weergave van de titel tussen de documenttypen interactieve documenten/Microsoft office documenten en HTML documenten.

Uit de feedback bleek dat het wel belangrijk is dat de titel altijd in beeld is als een gebruiker het document aan het bekijken is. Daarom hebben we de titel verplaatst naar de zwarte bovenbalk*, die altijd in beeld is en niet ten koste gaat van de ruimte die er is om het document te weergeven!

*Uitzondering geldt voor processen. Deze worden momenteel nog in een andere weergave getoond waarvoor deze wijziging niet is doorgevoerd.

Verbeterde en logischere beschikbaarheid van knoppen in de werkbalk

Voorbeeldweergave van documenten voortaan ook in de nieuwe weergave

Als een documentbeheerder bezig is het met schrijven en publiceren van een document komt het regelmatig voor dat je even wilt kijken hoe het uiteindelijk voor de eindgebruiker eruit komt te zien. In het documentbeheer is er daarom de optie om een voorbeeldweergave te tonen.

Echter was het zo dat deze voorbeeldweergave nog in de ”oude” stijl getoond werd. Dit gaf dan ook geen representatieve weergave van hoe het document voor de eindgebruiker getoond zou worden.

De voorbeeldweergave van documenten wordt voortaan getoond in dezelfde weergave zoals deze voor een eindgebruiker via het portaal getoond zou worden. Omdat het om een voorbeeldweergave gaat zijn in deze weergave de knoppen in de werkbalk uitgeschakeld.

Verbeterd gedrag van de inhoudsopgave bij webdocumenten

Met de introductie van Zenya is de inhoudsopgave bij HTML documenten ook aangepast. Op de community krijgen we diverse feedback over het gedrag van deze inhoudsopgave. Daarom hebben we het gedrag van de inhoudsopgave voor HTML documenten op een aantal punten verbeterd:

• Standaard wordt de inhoudsopgave gesloten weergegeven. Voortaan onthouden we de laatste stand van de inhoudsopgave en wordt dit ook bij andere HTML documenten toegepast. Heb je de inhoudsopgave bij een HTML document geopend, dan wordt deze voor jou voortaan bij alle HTML documenten standaard geopend getoond!
• Als je nu de inhoudsopgave opent wordt een ”overlay” getoond, waardoor je bijvoorbeeld niet meer in het document kan scrollen. Deze ”overlay” hebben we verwijderd zodat, als je de inhoudsopgave open hebt staan, het mogelijk blijft om in het document te scrollen of een hyperlink te openen.

Verbeterde weergave van afbeeldingen en stroomdiagrammen in webdocumenten

In HTML documenten kunnen afbeeldingen en/of stroomdiagrammen opgenomen worden. Het kan echter voorkomen dat het formaat van een afbeelding of stroomdiagram groot is waardoor de weergave tijdens het bekijken van het document te klein wordt. En details of tekst niet goed leesbaar zijn.

Aan de weergave van de afbeelding of het stroomdiagram in het document is niks veranderd. We hebben het mogelijk gemaakt om de afbeelding te vergroten door erop te klikken, waardoor details en tekst goed leesbaar worden.

Als je op de afbeelding klikt wordt deze in zijn originele formaat getoond. Daarnaast is het mogelijk om de afbeelding in- en uit te zoomen als je deze vergroot hebt.

Verbetering gedrag ”pop up” met wijzigingen t.o.v. vorige versie

Als een nieuwe versie van een document gereed is, wordt in de wijzigingen t.o.v. vorige versie vaak vermeld welke aanpassingen gedaan zijn in het document. Zodat de gebruiker bij het bekijken van het document hierover geïnformeerd wordt.

De pop up met deze wijzigingen staat standaard in beeld bij het document. Daardoor kan het voorkomen dat deze over een deel van de inhoud van het document wordt getoond. Dit wordt als hinderlijk ervaren door de gebruikers.

Daarom hebben we een aantal aanpassingen in het gedrag van deze pop up gedaan:

• De pop up met de wijzigingen t.o.v. de vorige versie wordt automatisch gesloten na 10 seconden (als er geen interactie, bijvoorbeeld met de muis eroverheen, is geweest).
• Als de tekst in de pop up op een regel past, wordt deze de eerste keer dat je naar het document gaat (na de wijzigingen) getoond. De tweede keer niet meer.
• Als de tekst in de pop up meer dan een regel is, wordt de meer knop getoond en wordt het element de eerste keer dat je naar het document gaat uiteraard getoond. Zolang niet het volledige bericht wordt bekeken door op ‘’Meer’’ te klikken, blijft het bericht een tweede keer getoond worden. Heb je wel het volledige bericht bekeken, dan wordt het bericht een tweede keer niet meer getoond.
• De optie ‘’meer’’ (om het veld groter te maken) in de pop up wordt alleen getoond als er ook meer dan een regel tekst is.
• De pop up heeft voortaan een titel, ‘’wijzigingen t.o.v. vorige versie’’, zodat direct duidelijk is wat hier getoond wordt.
• Het blijft mogelijk om de pop up handmatig te sluiten of via de opties onder ‘’meer’’ opnieuw te openen.

Ondersteuning voor het openen en bewerken van invulbare formulieren in Microsoft Office Online

In Zenya is het mogelijk om aan te geven dat het bewerken van documenten in Office Online is toegestaan. Hierdoor kunnen documenten vanuit het documentbeheer of door schrijvers in Office Online geopend en bewerkt worden en worden de wijzigingen direct terug opgeslagen in Zenya.

In Zenya kun je ook ”invulbare formulieren” (bijv. een declaratie formulier) opnemen, deze kunnen gedownload worden om vervolgens in te vullen en bijvoorbeeld op te slaan of door te sturen naar een collega. Echter als het ”invulbare formulier” gedownload wordt heb je Microsoft Office op de computer nodig om het te kunnen bewerken.

Inzicht in status document tijdens het controleren van een document

In de praktijk komt het regelmatig voor dat een document gecontroleerd moet worden, maar dat er tegelijkertijd al een nieuwe conceptversie voor dit document bestaat. Of in sommige gevallen het document al in de beoordelingsflow zit.

Als je de controle taak via je takenlijst gaat uitvoeren, ontbreekt nu de informatie over de status van het document. Hierdoor kun je een keuze maken die conflicteert met de status van het document.
Bijvoorbeeld als voor het te controleren document al een nieuwe concept versie bestaat (waarvoor schrijvers uitgenodigd zijn) en tijdens het controleren gekozen wordt voor de optie ”Het document moeten worden aangepast door schrijvers”.

Daarom hebben we in het “document controleren” dialoog wat wordt getoond, extra informatie over de huidige status van het document toegevoegd. Als er voor het document al een concept versie bestaat of de nieuwe versie zit al in de beoordelingsflow wordt deze informatie voortaan in het dialoog getoond!

Controle op niet opgeslagen opmerkingen of reacties tijdens de beoordeling van een document

Tijdens het beoordelen van een document kunnen gebruikers opmerkingen plaatsen bij het document of reageren op reeds bestaande opmerkingen. In de praktijk komt het regelmatig voor dat men een of meerdere opmerkingen heeft gemaakt, maar niet op het ”vinkje” heeft geklikt om de opmerking of reactie op te slaan. Als de gebruiker vervolgens het document goed- of afkeurt, wordt de beoordeling afgerond.

Het gevolg is echter dat de niet opgeslagen opmerkingen en reacties niet worden toegevoegd bij het document en de documentbeheerder vervolgens ook geen actie hierop onderneemt, waardoor onjuiste of onvolledige documenten gepubliceerd zouden kunnen worden.

Daarom hebben hiervoor nu een extra controle toegevoegd bij het beoordelen van het document (zowel via de takenlijst als via het document beheer). Als er tijdens het beoordelen van een document niet opgeslagen opmerkingen en/of reacties gemaakt zijn zal Zenya hiervan een bericht tonen zodra je het document wilt goed- of afkeuren.
Als je in dit bericht voor ”OK” kiest worden de gemaakte opmerkingen en reacties automatisch opgeslagen. Je kunt er ook voor kiezen om terug te gaan naar de beoordeling, zodat je de gemaakte opmerkingen en reacties kunt controleren.

Het toevoegen van een document is vereenvoudigd door alle opties op één plek te tonen

We merken in de praktijk dat het niet altijd even duidelijk is voor gebruikers waar ze moeten zijn als ze in het documentbeheer een document gaan toevoegen. We zien dit vooral terug bij klanten die ook documenten in uitwisselformaat (idf-bestanden) ontvangen en moeten importeren in hun omgeving.

Als je als gebruiker een document gaat toevoegen, navigeer je instinctief naar de optie ”document toevoegen”. De optie om documenten in uitwisselformaat te importeren zit echter op een andere plek (onder de knop ”meer” in het documentbeheer).

Verbeterde gebruikerservaring in het overzicht van hyperlinks bij documenten

In het documentbeheer van Zenya kun je voor een document zien welke inkomende en uitgaande hyperlinks in het betreffende document zijn opgenomen. Tot op heden is dit overzicht alleen een weergave van de aanwezige hyperlinks, waarbij er geen mogelijkheid is om vanuit het overzicht een hyperlink te volgen.

Bij het toevoegen van een afbeelding aan een document wordt het laatst gebruikte tabblad onthouden

Gebruik je veel afbeelding in documenten en zijn dit vaak ook nieuwe afbeeldingen die je vanaf je computer toevoegt? Dan kan het vervelend zijn als Zenya standaard het tabblad ”Mediabibliotheek” opent, omdat dan elke keer het tabblad ”Mijn computer” geselecteerd moet worden. We vinden dat dit slimmer moet kunnen, zodat de gebruiker niet elke keer zelf nog moet bepalen of hij iets uit de mediabibliotheek of van zijn computer wil toevoegen.

We hebben aangepast dat als je in een document een afbeelding gaat toevoegen, het laatst gebruikte tabblad (door de gebruiker) wordt getoond. De kans is groter dat we hiermee ook het tabblad tonen waar de gebruiker op dat moment behoefte aan heeft.

CHECK

Veranderde weergave organisatie eenheden bij het invullen van een vragenlijst

De huidige weergave van de organisatie eenheden tijdens het invullen van een vragenlijst is alfabetisch. Als een eenheid in de organisatie eenhedenboom in het midden is opgenomen maar bijvoorbeeld start met de letter ”a” komt deze tijdens het invullen juist bovenaan de lijst van organisatie eenheden te staan.

Op basis van jullie feedback bleek dat dit voor gebruikers verwarrend en onduidelijk is. In de nieuwe weergave wordt voortaan de organisatie eenhedenboom volgens de hiërarchische opbouw hiervan getoond. Inclusief inspringen om hiermee de hiërarchische structuur aan te geven. Het blijft mogelijk om te zoeken in deze lijst en daardoor de organisatie eenheden te tonen die overeenkomen met de zoekopdracht.

In de standaard rapportage voor vragenlijsten worden de gemaakte opmerkingen voortaan ook opgenomen

Aantallen per antwoord worden voortaan ook getoond in de export naar Excel voor vragenlijsten

In vragenlijsten wordt regelmatig gebruik gemaakt van vragen die als verdeling van aantallen ingevuld moeten worden. In de export van een ingevulde vragenlijst naar Microsoft Excel wordt het antwoord op deze vragen weergegeven in een percentage (per antwoordoptie).

In de praktijk blijkt dat deze gegevens vaak verkeerd werden geïnterpreteerd. Bijvoorbeeld doordat gebruikers de percentages optellen, maar er daarbij geen rekening mee houden dat eenzelfde percentage binnen twee verschillende vragenlijsten gebaseerd kan zijn op een ander aantal.
Om het makkelijker en duidelijker te maken wat de resultaten betekenen, hebben we in de export naar Microsoft Excel van ingevulde vragenlijsten voor vragen die ingevuld zijn als verdeling van aantallen, voortaan ook de aantallen die zijn ingevuld opgenomen.

Niet beantwoorde vragen worden niet meer getoond in de rapportage van vragenlijsten

Als beheerder van vragenlijsten kun je voor ingevulde vragenlijsten verschillende rapportages uitvoeren. Deze rapportage bevatten de resultaten van alle vragen uit de vragenlijst.

In situaties waarbij vragen optioneel zijn of de inhoud van de vragenlijst bepaald wordt op basis van de gekozen filters tijdens het invullen, kan dit er toe leiden dat de rapportages ook veel onbeantwoorde vragen bevatten.

Met als resultaat dat het rapport minder goed bruikbaar wordt, omdat er veel lege en overbodige informatie is opgenomen. De vragen zijn in deze gevallen bewust uit de vragenlijst gelaten, omdat ze bijvoorbeeld op basis van het filter niet relevant zijn.

We hebben er daarom voor gezorgd dat als er onbeantwoorde vragen in de ingevulde vragenlijst(en) aanwezig zijn, deze standaard niet getoond worden. Dit geldt voor de volgende rapportages:

• ”Antwoorden naar MS Excel exporteren”
• ”Rapport bekijken”
• ”Export naar MS Word vanuit rapportage rapport bekijken”

Het is wel mogelijk om de onbeantwoorde vragen alsnog te tonen/op te nemen in de rapportage.

Weergave ”laatste keer ingevuld” in overzicht van vragenlijsten

Als beheerder van vragenlijsten kan het zo zijn dat je een groot aantal vragenlijsten moet beheren, welke je ook terug ziet in het overzicht van vragenlijsten.

We hebben daarom een nieuwe kolom toegevoegd aan dit overzicht, namelijk de kolom ”Laatst ingevuld”. In deze kolom wordt de datum getoond waarop de vragenlijst voor het laatst is ingevuld. Daarmee kun je als vragenlijstbeheerder in een oogopslag zien voor welke vragenlijst recent nieuwe resultaten binnen zijn gekomen.

DASHBOARD

Rapporteer resultaten van vragenlijsten op aantallen in het nieuwe dashboard diagram

Vanuit verschillende klanten krijgen wij met enige regelmaat vragen over rapportage/dashboard mogelijkheden voor vragenlijsten op basis van het aantal gegeven antwoorden.

Veel klanten voeren middels vragenlijsten kwaliteitscontroles uit. In een vragenlijst wordt dan voor verschillende onderdelen (vragen) beoordeeld of voldaan wordt aan de norm. Vaak door bijvoorbeeld met antwoordopties aan te geven ‘’conform’’, ‘’conform met opmerkingen’’, ‘’minor afwijking’’ en major afwijking.
Na het invullen van een (of meerdere) vragenlijst is het wenselijk om eenvoudig te kunnen zien hoeveel en welke vragen beoordeeld zijn als niet conform. Daar moeten immers acties opgenomen worden, door bijvoorbeeld een verbetermaatregel hiervoor in te leggen.

Rechten van gebruikers

De resultaten die getoond worden op het dashboard voor deze diagram houden rekening met de rechten van de gebruikers op de specifieke vragenlijst:

• Zo heeft de vragenlijstbeheerder inzage in de resultaten van alle ingevulde vragenlijsten
• Een invuller krijgt bij het bekijken van dit diagram alleen de resultaten te zien van de vragenlijst die door de gebruiker zijn ingevuld.
• En een gebruiker met leesrechten krijgt alleen de resultaten te zien van de vragenlijst(en) die zijn ingevuld voor de onderwerpen waar de betreffende gebruiker leesrechten voor heeft.

Portalen

Betere ondersteuning voor lange nieuwsberichten over een nieuw document

Als je bij het publiceren van een nieuw document ervoor kiest om ook een nieuwsbericht te plaatsen, dan kan je hier ook extra tekst toevoegen aan het nieuwsbericht.

Op het portaal wordt het bericht dan getoond en standaard worden hierbij twee regels van het bericht getoond. Klik je op bericht, dan wordt je doorverwezen naar het document, zodat je deze kunt bekijken.

In de praktijk blijkt dat er in dit nieuwsbericht regelmatig een langer bericht wordt opgenomen dan de ruimte die standaard hiervan getoond wordt. Daardoor kan het volledige bericht niet gelezen worden.
We hebben voor de lange nieuwsberichten over documenten daarom een ”lees meer” optie opgenomen. Klik je hierop, dan wordt het volledige bericht uitgeklapt. Klik je gewoon op het bericht, dan wordt je doorverwezen naar het document. Dat blijft immers het primaire doel van dit nieuwsbericht.

Zelf de volgorde bepalen hoe verzamelingen op het portaal worden getoond

Ga je via het portaal documenten raadplegen dan worden de verzamelingen op dit portaal altijd getoond in alfabetische volgorde. Hier is gekozen voor alfabetische volgorde omdat in de basis iedereen deze volgorde van sortering kan begrijpen.

Echter krijgen we toch vanuit de praktijk regelmatig de terugkoppeling en de vraag of het niet mogelijk gemaakt kan worden om deze volgorde zelf te kunnen bepalen. Dit is in verschillende situaties juist heel handig en kan de vindbaarheid van bepaalde verzamelingen en documenten verbeteren!
Denk bijvoorbeeld aan de afgelopen periode waarin het beleid rondom COVID-19 voor veel organisaties een belangrijk aandachtspunt was, in dat geval is het wenselijk om verzamelingen over dat thema direct bovenaan te tonen zodat deze informatie eenvoudig gevonden kan worden. Maar ook in situaties waar je voor een afdeling specifieke informatie boven aan wilt tonen en organisatie brede informatie juist onderaan, zodat bij het navigeren de gebruiker niet ”wordt lastig gevallen” met voor hem minder relevante informatie.

Standaard worden de verzamelingen alfabetisch gesorteerd, maar we hebben het mogelijk gemaakt daarvan af te wijken door de sortering van de verzamelingen die op een portaal worden getoond zelf te kunnen bepalen! Zo kan per portaal bepaald worden wat de gewenste volgorde moet zijn van de verzamelingen die getoond worden.

Invulbare formulieren worden in een eigen categorie getoond onder ”invullen”

Met de komst van Zenya worden invulbare formulieren (documenten), vragenlijsten en meldformulieren in één lijst getoond onder de portaalknop ”invullen”. Vragenlijsten en meldformulieren kunnen middels de rubrieken gecategoriseerd worden. De invulbare formulieren werden standaard getoond onder de standaard rubriek ”Geen categorie”. Echter in deze rubriek kunnen ook vragenlijsten en meldformulieren voorkomen.

De rubriek voor invulbare formulieren wordt in het overzicht altijd onder de rubrieken voor vragenlijsten en invulbare formulieren getoond.

Verbetering gedrag ”ik kan het niet vinden” functionaliteit tijdens zoeken via het portaal

Met de komst van Zenya is de functionaliteit waarmee je kunt een bericht naar de applicatiebeheerder kunt sturen als je tijdens het zoeken het gewenste /verwachte resultaat niet kunt vinden verplaatst. Dit element is in Zenya onderdeel van de lijst van resultaten geworden en werd na ongeveer 10 resultaten getoond.

We kregen vanuit verschillende hoeken feedback dat dit element op deze plek niet tot zijn recht komt, omdat in de meeste gevallen pas de conclusie dat een document niet gevonden kan worden getrokken wordt aan het einde van de lijst van zoekresultaten. Met als gevolg dat de gebruiker vervolgens terug moet scrollen in de lijst naar het element, om een bericht naar de applicatiebeheerder te sturen.

We hebben daarom het gedrag van dit element verbeterd, zodat deze op een logischere plek in beeld komt in de zoekresultaten:

• Heb je op basis van je zoekterm weinig zoekresultaten (alle zoekresultaten zijn direct in beeld) dan wordt dit element onderaan de lijst getoond
• Moet je op basis van je zoekresultaten scrollen om alle resultaten te kunnen bekijken? Dan wordt dit element onderaan de lijst getoond als je in de lijst aan het scrollen bent. Je kunt gewoon verder scrollen om alle resultaten te bekijken, maar het element blijft onderaan in beeld, zodat je altijd de mogelijkheid om een bericht naar de applicatiebeheerder te sturen.

Tegelijkertijd hebben we dit moment gebruikt om de styling van dit element iets aan te passen zodat het rustiger oogt.

Mijn abonnementen

Eenvoudiger voorkeuren van ”Mijn abonnementen” beheren

Het huidige scherm voor het beheren en aanpassen van de abonnementsvoorkeuren in Zenya wordt als minder gebruikersvriendelijk ervaren, met name doordat het aanpassen van de abonnementsvoorkeuren extra, onnodige handelingen vraagt. Dit komt vooral doordat de voorkeuren voor abonnementen in uitklappaneel zijn geplaatst.

We hebben dit scherm verbeterd en de weergave een het beheer van de voorkeuren vereenvoudigd!

We hebben nog een tweede filter toegevoegd waarmee je alleen de taken en berichten kunt tonen waar je een mail van ontvangt of alleen de berichten toont die je ook in je berichten lijst ontvangt. Zo kun je bijvoorbeeld eenvoudig je voorkeuren voor de berichtenlijst in Zenya aanpassen!

Taken & Berichten

Verbetering gedrag multi select van taken & berichten

In de release van Zenya 6.2.0 hebben we de functionaliteit uitgebracht waarmee het mogelijk is geworden om meerdere taken & berichten te selecteren en voor deze selectie een bepaalde handeling (bijvoorbeeld het verwijderen van berichten) in een keer uit te voeren.

Een hele handige functionaliteit waarmee we het werken met taken & berichten beter hebben gemaakt. Tegelijkertijd merkten wijzelf en onze gebruikers dat  het gedrag van het selecteren niet aansloot bij hoe het in de praktijk als logisch wordt ervaren. Op dit moment wordt een taak geselecteerd als:

Dit hebben we nu aangepast, zodat het gedrag van de handeling aansluit bij wat een gebruiker in de praktijk ook verwacht!

Als manager voortaan inzage in openstaande taken van gebruikers waar je manager van bent

We horen vaker vanuit klanten dat het wenselijk is om meer inzicht te krijgen in gebruik en verdeling van rechten binnen Zenya.

We hebben daarom bij het onderdeel rapportage een nieuw standaard rapport toegevoegd, het rapport ‘’Lijst van openstaande taken’’. In dit rapport tonen we een lijst van openstaande taken van gebruikers waar jij manager van bent.

In het rapport tonen we een aantal gegevens van de gebruiker en tonen we de volgende gegevens voor de taak:

• De module (bijv. Meldingen)
• Type taak (bijv. Melding afhandelen)
• Het onderwerp (bijv. Melding 00040 afhandelen)
• Datum aangemaakt (bijv. 24-06-2022
• Deadline van de taak (bijv. 30-06-2022)

Tijdens het uitvoeren van het rapport heb je de mogelijkheid om te filteren op gebruikers, zodat je bijvoorbeeld voor een specifiek team of juist voor een specifieke gebruiker het rapport kunt uitdraaien. Het rapport is daarnaast ook te exporteren naar Microsoft Excel, zodat je vanuit Excel ook eenvoudig kunt filteren op een specifieke gebruiker of bijvoorbeeld een deadline datum.

Het doel van deze rapportage is dat gebruikers gericht aangespoord en gemotiveerd kunnen worden om openstaande taken af te handelen. Wij zijn van mening dat dit een taak/verantwoordelijkheid van de manager van de gebruiker is en, ook vanuit privacy overwegingen, niet van een andere gebruiker binnen Zenya.

Vanuit deze privacy overwegingen en dat niet iedere gebruiker zomaar inzage in openstaande taken van andere gebruikers nodig heeft hebben we dit rapport, op dit moment, alleen beschikbaar gemaakt voor ”managers” in Zenya. Daarnaast is het zo dat jij als manager het rapport ook alleen kan uitvoeren voor de gebruikers waar jij manager van bent. Heb je wel rechten tot het rapport, maar ben je geen manager dan zal het rapport ook geen resultaten bevatten.

Na het afhandelen van een taakschema taak wordt je teruggestuurd naar je takenlijst

Bij het afhandelen van taken wordt je nu na het voltooien van de taak (in het geval van de meeste taken) naar een scherm geleid waar je een overzicht van die taak krijgt. Zo kom je na het afhandelen van een taakschema taak terecht in de details van de taak.

Telkens terug moeten navigeren naar het team- of je persoonlijke takenlijst wordt hierin als onnodig ervaren. Daarom hebben we nu, in eerste instantie voor de (”normale”) taakschema taken, gemaakt dat na het afhandelen van de taak je teruggestuurd wordt naar jouw takenlijst*. Zodat je eenvoudig de volgende taak kunt oppakken.

*Afhankelijk vanuit welke takenlijst, jouw persoonlijke lijst of die van het team, je de taak bent gestart wordt je ook terug gestuurd naar deze takenlijst.

Kaartenbakken

Gebruik van een autonummer veld voor kaartenbakken

Gebruik van organisatie eenheid veld in kaartenbakken

In Zenya wordt gebruik gemaakt van de organisatie eenheden boom. Op verschillende plekken, zoals meldingen en vragenlijst, kan deze structuur ook al gebruikt worden. Een van de plekken waar we vaak van horen waar gebruikers deze structuur ook willen toepassen is als veld bij de kaartenbakken.

Daarom hebben we het nu mogelijk gemaakt om de organisatie eenheden boom voortaan als veld in een kaartenbak te kunnen toevoegen!

Kolom ”aantal openstaande correctieve acties” tonen in het overzicht van een kaartenbak

Taakschema’s

In het overzicht van taken (taakschema’s) wordt voortaan ook de kolom ”afgehandeld door” getoond

Bij het overzicht van taken (vanuit taakschema’s) wordt de juiste informatie over de taak getoond, maar wordt gemist dat in dit overzicht niet inzichtelijk gemaakt kan worden welke gebruikers een taak hebben afgehandeld.

Wel kan het in de specifieke taak bekeken worden, maar niet in het overzicht van taken. Voor de eigenaar van een of meerdere taakschema’s wordt het als een gemis ervaren, dat deze informatie daar niet getoond kan worden.

Zenya algemeen

Verbeteringen in het dialoog voor gebruikersselectie

In Zenya hebben we een vernieuwd dialoog voor gebruikersselectie geïntroduceerd. We hebben in dit dialoog een aantal verbeteringen doorgevoerd die ervoor zorgen dat het eenvoudiger en prettiger wordt om de juiste gebruikers te vinden en te selecteren!

Exporteer het activiteitenlog naar Microsoft Excel

Het komt regelmatig voor dat er door gebruikers gegevens worden opgezocht in het activiteitenlog om dit met collega’s of de Infoland servicedesk te kunnen delen. Momenteel moet de gebruiker dan de resultaten handmatig kopiëren naar bijvoorbeeld Excel of hiervan screenshots maken om deze te kunnen delen.

Verbeterde export van overzicht van gebruikersgroepen

Beheerders bij onze klanten krijgen regelmatig de vraag of er een overzicht/rapport uitgedraaid kan worden waarin te zien is welke gebruikers in welke gebruikersgroep(en) zitten. Onder andere vanuit de behoefte om te bepalen welke opgeruimd of bijgewerkt kunnen worden.

Het huidige type export wat nu beschikbaar is bij gebruikersgroepen, geeft niet het gewenste overzicht voor gebruikers. Echter wordt deze export nog wel regelmatig gebruikt door klanten, daarom is dat voor ons reden geweest om de bestaande export functionaliteit niet te vervangen, maar uit te breiden. In afstemming met de community hebben we bepaald welke gegevens in deze nieuwe export functionaliteit opgenomen moeten worden.

Bij de gebruikersgroepen kun je voortaan ook een overzicht van gebruikersgroepen naar Microsoft Excel exporteren!

Verbeterd inzicht in het gebruik van rapportages

Zenya kan veel rapportages bevatten over de verschillende modules. Dit maakt het voor beheerders van rapportages/applicatiebeheerders lastig om te volgen welke rapportages veel of weinig worden gebruikt. Hierdoor is het op dit moment ook lastig om te bepalen welke rapportages eventueel verwijderd kunnen worden, omdat deze bijvoorbeeld niet meer actueel zijn.

Om hier meer overzicht in te geven en het makkelijker te maken om te bepalen welke rapportages niet meer relevant zijn hebben we extra informatie over het gebruik van rapportages toegevoegd.

Voortaan zie je bij de rapportage in de verschillende mappen twee extra kolommen:

• Aantal hits
• Laatste keer uitgevoerd (datum en tijd)

Verbeterde registratie van het afdrukken van documenten via Zenya

Document in Zenya kunnen door de gebruikers worden afgedrukt. Om te voorkomen dat er onbeheerste kopieën ontstaan van documenten kun je bij het afdrukken bijvoorbeeld al een verplichte kop tekst toevoegen. Echter is er op dit moment in Zenya geen logging van afdrukacties vanuit Zenya door gebruikers. In sommige situaties is het heel wenselijk om wel inzicht te hebben in welke gebruiker, op welke moment, welk document heeft afgedrukt.

Daarom hebben we in het loggen van activiteiten een uitbreiding toegevoegd waardoor afdrukacties ook worden geregistreerd. Zowel het afdrukken van een document vanuit het documentbeheer als via het raadplegen van een document wordt geregistreerd.

In het activiteitenlog hebben we ”afdrukken” toegevoegd als type gebeurtenis voor documenten. Hierop kun je het activiteitenlog filteren en je ziet dan vervolgens:

• Wie deze actie heeft uitgevoerd
• Wanneer (datum en tijdstip) dit is gedaan
• Welk document (inclusief versie nummer) is afgedrukt.