Ongeveer 4x per jaar brengen we een major update voor iProva uit. In deze updates introduceren we nieuwe mogelijkheden en zorgen we ervoor dat al bestaande functionaliteiten nóg gemakkelijker en beter werken. Ook zorgen we er in deze updates voor dat iProva technisch ‘bij de tijd’ blijft.

Benieuwd naar wat er nieuw is in iProva 5.15? Je leest het op deze pagina.


De uitrol van iProva 5.15 naar iProva SaaS (default ring) heeft plaatsgevonden op 27 augustus 2020.

Het download package voor organisaties met iProva on-premise is vanaf eind augustus beschikbaar via mijn.infoland.nl

Documenten & processen

Onze focus ligt deze release op de module Documenten & Processen. We hebben dan ook veel nieuws voor je in petto!

Interactieve documenten

  • We introduceren de mogelijkheid om een bestaand Word-document of webdocument te converteren naar een interactief document.
    Op basis van de huidige alinea- of paragraafindeling van het document, worden automatisch tekst- en mediablokken aangemaakt.
    Daarmee is de basis van je interactieve document al gereed. Vervolgens kan je gebruik maken van diverse handige hulpmiddelen om interactiviteit toe te voegen aan je document, en de lay-out verder te optimaliseren. Zo maak je eenvoudiger dan ooit de overstap naar aantrekkelijke, interactieve documenten!
  • Het tonen van de definitie van een term (gevoed door de iProva begrippenlijst) wordt mogelijk in interactieve documenten.

Zoeken en vinden

  • Leid collega’s sneller dan ooit naar het juiste document!
    We introduceren snelcodes, waarmee je in een handomdraai direct het goede document oproept.
    Plak snelcodes bijvoorbeeld op een apparaat om snel toegang te bieden tot de bijbehorende documentatie. Of gebruik ze om je collega mondeling of via chat aan te duiden welk document hij nodig heeft.

We hebben het ook makkelijker gemaakt om informatie te delen met één of meerdere collega’s. Zowel vanuit het documentbeheer als vanuit het raadplegen van een document.

  • We willen je in de toekomst nóg beter helpen, met betere en persoonlijkere zoekresultaten. Daarom introduceren we de mogelijkheid om aan te geven of het document wat je gevonden hebt nuttig was voor jou – of niet. Op basis van die informatie gaan we beheerders inzicht geven in waar het beter kan – en kunnen we (automatisch) zoekresultaten relevanter voor jou gaan maken.
  • Wanneer je via het portaal gaat zoeken in documenten, wordt er bij niet-interactieve documenten nu al in het document zelf gemarkeerd waar je zoekterm(en) voorkomt. We werken eraan om dit ook voor interactieve documenten mogelijk te maken.

Office documenten bekijken in Office Online

Voor SaaS-klanten wordt het mogelijk om Office documenten voortaan in iProva te bekijken in Office Online. Hierdoor wordt de conversiestap naar PDF’s weggehaald, en is de weergave van het document nog optimaler. Vooral bij Excel-bestanden heb je veel voordelen, omdat je ook naar de diverse tabbladen kunt gaan, welke in de PDF-weergave (soms) niet duidelijk en goed weergegeven werden.

Feedback-loop van gebruikers over documenten wordt inzichtelijk voor andere gebruikers

Voor open-formaat documenten (vrij-web documenten en gestructureerde documenten) is toegevoegd dat gebruikers op een laagdrempelige wijze kunnen aangeven of het document nuttig is geweest voor de gebruiker. Deze feedback zal ook zichtbaar gemaakt worden voor andere gebruikers zodat zij makkelijk en sneller kunnen zien of zoekresultaten naar een nuttig document wijzen.

Het wordt ook mogelijk om aan te geven waarom je een document nuttig vindt, of waarom niet. Beheerders kunnen veel aan deze laagdrempelig gedeelde data hebben. Deze data is terug te vinden in het nieuwe tabblad ‘Feedback’. In aankomende releases zorgen we ervoor dat deze data zichtbaar wordt in de lijst van documenten, zodat documentbeheerders ook makkelijk door de lijst van hun documenten kunnen lopen, om de nuttige of minder nuttige documenten makkelijk te kunnen vinden.

Omdat je als documentbeheerder een document dat ‘niet nuttig’ bevonden is aanpast om het document beter te maken, is er ook de mogelijkheid om de feedback te resetten. Zodoende blijft een eventuele slechte score het document niet achtervolgen.

En meer…

  • Op verzoek van onze Community maken we het mogelijk om bij het archiveren van een document te vragen om de reden voor archivering in te voeren.

Risicomanagement

  • Bij het scoren van risico’s introduceren we de mogelijkheid om te werken met 3 i.p.v. 2 dimensies.
    Naast ernst en frequentie kán er straks ook de factor ‘detectiekans’ worden meegenomen in de bepaling.
    Uiteraard hóeft dat niet – je kunt ook gewoon de huidige matrix o.b.v. ernst en frequentie blijven gebruiken.
    NB: deze ontwikkeling geldt vooralsnog niet voor de FMEA risico-analyses.
  • We verbeteren het gebruiksgemak van de lijst van risico’s in het risico-dashboard.

Melden & Analyseren

  • Voor organisaties die hun iProva niet beschikbaar hebben gemaakt naar de buitenwereld hebben we een optie toegevoegd om te voorkomen dat er actiepunten aan externe gebruikers kunnen worden aangemaakt. Hierdoor voorkomen we dat (eind)gebruikers effort stoppen in het aanmaken van actiepunten voor externen, terwijl dat niet gaat werken.

Vragenlijsten

  • Wanneer je vragenlijst over een organisatie-eenheid of kaart gaat, hebben we de mogelijkheid toegevoegd om je in vragenlijstrapportage te kunnen filteren op organisatie-eenheid of kaart. Daarnaast geven we deze entiteiten ook naast elkaar weer, zodat het makkelijker is om het vergelijk tussen afdelingen of kaarten te analyseren.
  • We maken het mogelijk om de invoer van een meerkeuze-vraag te koppelen aan organisatie-eenheden.
    Zo kan je straks bijvoorbeeld in een vragenlijst met een externe doelgroep (zoals cliënten, patiënten of klanten) een eenvoudige vraag stellen (op welke locatie bent u geweest?) en dat ‘onder water’ koppelen aan de juiste organisatie-eenheden, zonder dat je de volledige organisatiestructuur zoals die intern bekend is, ook aan de externe invuller hoeft voor te schotelen.
  • In het overzicht van vragenlijsten kan je straks ook in een kolom tonen wie de beheerder(s) is/zijn van de vragenlijst, en kan je de lijst ook filteren op beheerder.
  • We vereenvoudigen het navigeren door de vragenbibliotheek, met name in die gevallen waar de bibliotheek veel normkaders bevat.

iProva algemeen

  • Om optimale ondersteuning te kunnen leveren, hebben we soms toegang nodig tot de iProva-omgeving van jouw organisatie.
    Tot nu toe kun je ons die toegang verschaffen door het wachtwoord van een beheer-account met ons te delen.
    Medio dit jaar introduceren we een nieuwe werkwijze, waarin we de meest actuele security-best practices verwerken.
    Je hoeft dan géén permanent wachtwoord meer met ons te delen, maar kunt ons eenvoudig toegang geven gedurende een door jou bepaalde periode.
    Vervolgens zullen alle door Infoland uitgevoerde activiteiten onder een aparte naam in het iProva-activiteitenlog worden vastgelegd, zodat je eenvoudig kunt onderscheiden wat Infoland heeft gedaan en wat er vanuit jouw eigen organisatie onder het beheeraccount is uitgevoerd.
  • De community wordt via iProva ook beschikbaar voor niet-Nederlandstalige gebruikers. Hierdoor kunnen de topics in de community direct hulp bieden wanneer je in iProva aan het werk bent.
    Inmiddels is de Engelstalige community ook online! Klik hier om er direct een kijkje te nemen.

Licentieoverschrijding in iProva

In eerdere berichtgeving (zoals óók in iProva 5.14 te zien is) gaven we aan dat eindgebruikers vanaf iProva 5.15 ook een licentiewaarschuwing te zien krijgen wanneer je als organisatie > 6 weken overschrijding had. Om organisaties meer tijd te geven om hier op voor te bereiden zal de melding niet getoond worden van iProva 5.15, maar vanaf 1 oktober 2020.

Voor applicatiebeheerders & ICT

Aanvullende informatie voor applicatiebeheerders & ICT is te vinden op mijn.infoland.nl.
Kies na het inloggen voor Mijn producten > iProva > Updates downloaden.

Je vindt hier aanvullende release notes met daarin:

  • indicatie van de impact van deze update (per iProva module)
  • wijzigingen in de systeemeisen
  • overzicht van bugfixes

En verder:

  • checklist voor applicatiebeheerders
  • download van de update (voor iProva on-premise)
© Infoland B.V. 1998-2018