Documenten & processen

Interactieve documenten

Het is nu mogelijk om voor interactieve documenten sjablonen te beheren via applicatiebeheer bij documenttypen. Het documenttype ‘Interactief document’ is uitgebreid met een tabblad ‘Sjablonen’. Hier kun je nieuwe interactieve documenten maken en beheren. Deze documenten kunnen als sjabloon aan mappen worden toegewezen.

De ware kracht van interactieve documenten ligt natuurlijk in de interactiviteit, die je ervaart door digitaal (smartphone, tablet of PC) te werken met het document. Dat gezegd hebbende is er in specifieke scenario’s toch de behoefte om zo’n document te kunnen afdrukken.

Vanaf deze release is het mogelijk om interactieve documenten op te nemen in de bulk export. Wanneer je dit doet zul je een afdrukweergave aantreffen.

Verder voeren we diverse kleinere verbeteringen door in de editor voor interactieve documenten, gevoed door feedback uit de community.
Voor veel van deze verbeteringen hoef je niet te wachten tot iProva 5.14, deze zijn inmiddels uitgerold via een update voor interactieve documenten.

Documenten koppelen

Daarnaast maken we het mogelijk om een ‘leidend’ document en daarvan afgeleide documenten aan elkaar te koppelen. Dit komt bijvoorbeeld van pas voor organisaties die hetzelfde document in meerdere talen onderhouden. Met deze functionaliteit houd je de verschillende taalversies gemakkelijk bij elkaar én krijgt de beheerder van een ‘afgeleid’ document straks automatisch een seintje wanneer het leidende document wordt aangepast.

Documenten zijn te koppelen via de eigenschappen van het leidend document. Na het leggen van de koppeling is zowel bij het leidend document als het gekoppelde document te zien welke koppelingen er zijn.

Risicomanagement

Risicodashboard

Eerder hebben we een dashboard geïntroduceerd wat jou als risicomanager een actueel overzicht geeft. Tot nu toe toonde het dashboard altijd een weergave van de afgelopen maand. Soms wil je echter terugkijken naar een eerdere periode, of naar een langere periode. Dat kan vanaf deze update.

Daarnaast hebben we nog een paar andere verbeteringen doorgevoerd in het risicodashboard. Zo krijg je nu ook een grafiek met betrekking tot de effectiviteit van maatregelen zodat je – naast de huidige detailweergave – ook in één oogopslag kan zien hoe het met de algemene effectiviteit van de maatregelen is gesteld.

Ook brengen we een los maatregeldashboard naar iProva. Sommige medewerkers zijn enkel bezig met het onderhouden van maatregelen, en het risicodashboard biedt te weinig filtermogelijkheden op het gebied van maatregelen.

Control test review

We gaan voorzien in functionaliteit voor control test review: het beoordelen van de wijze waarop een beheersmaatregel is getest. Middels deze functionaliteit is het mogelijk om ingevulde vragenlijsten te controleren, en algemene of vraagspecifieke opmerkingen te plaatsen. De persoon die de control test heeft uitgevoerd krijgt de opmerkingen terug, en kan eventueel aanpassingen doen aan de ingevulde vragenlijst. Een typisch voorbeeld is het verbeteren van bijlagen.

In dit document zie je de hele flow van controleren, en zijn er ook wat configuratiemogelijkheden uitgelegd.

Vragenlijsten

Beoordelen van ingevulde vragenlijsten

We maken het mogelijk om ingevulde vragenlijsten te beoordelen. In deze beoordeling kun je per vraag aangeven of het antwoord, de bijlagen of de opmerking duidelijk is. Zo kun je bijvoorbeeld aangeven dat een bijgevoegde foto onduidelijk is. De invuller krijgt vervolgens de kans om de ingevulde vragenlijst te corrigeren. In dit document staat meer uitleg over de configuratiemogelijkheden, en zie je ook hoe de hele flow eruit ziet.

Beoordeling bij vragenlijsten is optioneel. Zolang je dit niet handmatig inschakelt voor een vragenlijst, verandert er niets.

Mappenstructuur voor vragenlijsten

Wanneer je veel vragenlijsten hebt is het moeilijk om het overzicht te behouden over al je vragenlijsten, en kan het moeilijk zijn om je vragenlijsten terug te vinden. We hebben dit opgelost door – net zoals bij documenten – een mappenstructuur te introduceren. Uiteraard hebben we er ook voor gezorgd dat je nog steeds gemakkelijk je vragenlijst terug kan vinden, ook als je niet weet in welke map deze staat.

Anders dan bij documenten brengt de mappenstructuur geen instellingsmogelijkheden met zich mee waar je over meerdere vragenlijsten heen instellingen kunt bepalen.

En verder in iProva 5.14 …