Documenten die dubbel in het systeem staan. Welke organisatie herkent het niet?
Het klinkt niet ernstig, maar er schuilen wel degelijk gevaren in dubbele documenten. Als bij een revisie slechts 1 exemplaar wordt bijgewerkt, bestaat de kans dat een deel van de medewerkers met de verouderde kopie blijft doorwerken. Zoekresultaten worden vervuild, en beheerders verrichten nodeloos extra werk.
Dat moet anders. Daarom werken we aan automatische herkenning van documenten die dubbel in het systeem staan, of die sterk op elkaar lijken. Bij dubbele documenten is het devies eenvoudig: één exemplaar opruimen! Bij sterk gelijkende – maar niet identieke – documenten, bijvoorbeeld een protocol wat op een paar punten afwijkt tussen kinderen en volwassenen, zou het vervangen van twee statische documenten naar één interactief document een goede verbetering kunnen zijn.
In iProva 5.11 zie je bij de eigenschappen van een document een extra paneel als er sterk gelijkende documenten zijn aangetroffen. Deze functionaliteit staat standaard aan, hier hoef je niks voor te doen. In volgende iProva-updates voegen we nog toe dat het systeem automatisch voor je op zoek gaat naar dubbelingen, en je daar actief over informeert.