Ongeveer 4x per jaar brengen we een major update voor iProva uit. In deze updates introduceren we nieuwe mogelijkheden en zorgen we ervoor dat al bestaande functionaliteiten nóg gemakkelijker en beter werken. Ook zorgen we er in deze updates voor dat iProva technisch ‘bij de tijd’ blijft.

Prova versie 5.11 is vrijgegeven op 26 juni 2019.

Benieuwd naar wat er nieuw is in iProva 5.11? Je leest het op deze pagina.

Documentbeheer

Documenten die dubbel in het systeem staan. Welke organisatie herkent het niet?
Het klinkt niet ernstig, maar er schuilen wel degelijk gevaren in dubbele documenten. Als bij een revisie slechts 1 exemplaar wordt bijgewerkt, bestaat de kans dat een deel van de medewerkers met de verouderde kopie blijft doorwerken. Zoekresultaten worden vervuild, en beheerders verrichten nodeloos extra werk.

Dat moet anders. Daarom werken we aan automatische herkenning van documenten die dubbel in het systeem staan, of die sterk op elkaar lijken. Bij dubbele documenten is het devies eenvoudig: één exemplaar opruimen! Bij sterk gelijkende – maar niet identieke – documenten, bijvoorbeeld een protocol wat op een paar punten afwijkt tussen kinderen en volwassenen, zou het vervangen van twee statische documenten naar één interactief document een goede verbetering kunnen zijn.

In iProva 5.11 zie je bij de eigenschappen van een document een extra paneel als er sterk gelijkende documenten zijn aangetroffen. Deze functionaliteit staat standaard aan, hier hoef je niks voor te doen. In volgende iProva-updates voegen we nog toe dat het systeem automatisch voor je op zoek gaat naar dubbelingen, en je daar actief over informeert.

En verder:

  • Organisaties die in processchema’s gebruik maakten van de Visio-functionaliteit voor ‘zwembanen’ (swimming lanes) konden diverse problemen ervaren bij het bewerken van die processchema’s.
    De oorzaak hiervan ligt in incompatibiliteit van deze specifieke Visio-functionaliteit met de iProva-functionaliteiten in Visio.

    Vanaf iProva 5.11 bieden we daarom een alternatieve manier om zwembanen te gebruiken in stroomschema’s. Wanneer de (problematische) Visio-zwembanen gebruikt worden, zal dit voortaan automatisch gedectecteerd worden en zal een waarschuwing worden getoond.

    Lees voor meer informatie dit support-artikel(onder het kopje  “Gebruik van zwembanen”).

Interactieve documenten

In iProva 5.10 hebben we interactieve documenten geïntroduceerd. In 2019 bouwen we deze functionaliteit verder uit. We voegen nog meer bouwstenen toe én nog meer flexibiliteit in het voorwaardelijk tonen van content.

Beschikbaar sinds mei 2019:

  • Eenvoudig de volgorde van blokken aanpassen.
  • Nieuwe bouwsteen “Meer informatie”.
  • Betere herkenbaarheid van hotspots op interactieve afbeeldingen.

Deze mogelijkheden zijn toegevoegd middels een update voor interactieve documenten (onafhankelijk van iProva updates)

Nieuw in iProva 5.11:

  • de functionaliteit voor het zoeken & vervangen door het gehele documentbeheersysteem werkt nu ook voor interactieve documenten.

In de volgende update voor interactieve documenten:
(verwacht: zomer 2019)

  • Een geheel vernieuwde editor, waarin je nog eenvoudiger interactieve documenten kunt maken.
    De nieuwe editor helpt je het overzicht te behouden over grotere documenten, en laat je snel even previewen hoe jouw interactieve document er uit ziet op desktop én smartphone.
  • Decision based content:
    De medewerker krijgt niet ineens álle informatie voorgeschoteld, maar krijgt in plaats daarvan concrete vragen te zien. Op basis van het antwoord wat hij geeft, verschijnt ofwel een volgende vraag, of de content die passend is voor die specifieke situatie.

Kaartenbak

  • Zie je een fout op een kaart, maar heb je zelf geen beheerrechten?
    In iProva 5.10 is al de mogelijkheid toegevoegd om een opmerking te plaatsen bij een kaart.
    We gaan nu nog een stapje verder; je kunt nu direct correcties voorstellen, waarna een beheerder deze enkel nog hoeft te accorderen.
  • Met de veranderingen die we hebben doorgevoerd om correcties en opmerkingen te plaatsen bij kaarten is er meer overzicht nodig voor de kaart(enbak)beheerders. Zij moeten snel kunnen zien welke kaarten openstaande correctieverzoeken en opmerkingen hebben. Voorheen was dit enkel te zien door te kijken welke kaarten in een kaartenbak dikgedrukt waren. Dit werkt prima wanneer een kaartenbak slechts enkele kaarten heeft, maar vaak heeft een kaartenbak veel meer kaarten. Nu is het mogelijk om bij de lijst van kaarten in een kaartenbak een extra kolom ‘Aandacht vereist’ toe te voegen waarmee ook gefilterd kan worden.
  • Als indiener van een correctie op een kaart is het fijn om te weten wat er met je feedback gebeurt. Om dit te faciliteren is het mogelijk een abonnement in te stellen waarbij je op de hoogte wordt gebracht als er iets met je feedback op een kaart gedaan wordt.
  • Voor bepaalde toepassingen van de kaartenbak is het wenselijk om fijnmaziger rechten te kunnen instellen.
    Waar je voorheen altijd beheerrechten toekende per héle kaartenbak, kan je er nu óók voor kiezen om rechten toe te kennen op specifieke kaarten.

Melden, analyseren en verbeteren

  • We hebben het mogelijk gemaakt om vanuit een melding automatisch een kaart aan te kunnen maken in een kaartenbak. Zo kun je er voor gaan zorgen dat gebruikers kaarten kunnen aanvragen, en deze vervolgens na ‘goedkeuring’ aangemaakt worden. Dit kun je bijvoorbeeld gebruiken voor aanvragen voor apparatuur, maar ook voor het registreren van data-verwerkingen voor de AVG-wetgeving.

    Je kunt dit inrichten door op een statusovergang een actie ‘Kaart aanmaken’ toe te voegen. Vervolgens kies je in welke kaartenbak je een kaart wilt aanmaken, en ga je de velden van je melding matchen aan de velden van de kaartenbak. Wanneer de melding in de statusovergang komt zal de kaart automatisch worden aangemaakt.

    Let op: je kunt alleen velden met hetzelfde type matchen. Wel kun je numerieke lijsten en lijsten matchen van meldingen ook matchen met respectievelijk een numeriek veld en een tekstveld. Voor wat betreft het matchen van lijstvelden: de tekstuele waarden tussen beide lijsten moeten identiek zijn.

Risico’s

Infoland vindt dat iProva niet alleen een plek moet zijn waar je strategische risico’s moet kunnen borgen, maar dat iProva een plek moet zijn waar je alle risico’s in kwijt kunt. Denk hierbij aan risico’s op projecten of operationele zaken zoals het bedienen van een apparaat.  Daarnaast zou iProva je niet alleen moeten helpen bij inventariseren en evalueren van risico’s, maar moet het ook een plek zijn waar je je risico’s ècht kan borgen.

De wijzigingen die we daarvoor gedaan hebben zijn de volgende:

Alle verschillende soorten risico’s in iProva
Omdat we vinden dat alle risico’s een plek moeten krijgen in iProva, betekent dit dat we flexibeler moeten zijn in hoe een risico er uit ziet; immers, het ene risico is het andere niet. Daarom hebben we sjablonen geïntroduceerd. Met sjablonen is het mogelijk om aan te geven hoe bepaalde risico’s er in iProva uit moeten zien, en hoe ze zich moeten gedragen.

Je kunt bijvoorbeeld aangeven of je het nodig vindt om domeinen te benoemen (en welke), of bijvoorbeeld of je oorzaken en/of gevolgklassen wilt benoemen. Uiteraard kun je per sjabloon ook aangeven welke metavelden er gebruikt mogen worden in het risico. Op deze manier ben je heel snel en makkelijk in staat om verschillende typen risico’s in iProva te faciliteren.

Beheersen van je risico’s
Voorheen was het mogelijk om een beheersmaatregel te benoemen. Per sjabloon is het dadelijk mogelijk om aan te geven of je het daar bij wil laten, of dat je verder wilt gaan in je beheersing dan puur het benoemen daarvan.

Met geavanceerde beheersmaatregelen wordt het mogelijk om beheersmaatregelen te voorzien van metadatering. Daarnaast is het mogelijk om ook (herhalende) taken aan een beheersmaatregel te hangen, zodat het risico ook in de toekomst geborgd wordt. Een goed voorbeeld is bijvoorbeeld het risico op brand. Als schadebeperkende maatregel zou je kunnen zeggen dat je rookmelders op gaat hangen. Maar die rookmelders, die kunnen ook kapot gaan. Daarom stel je bij deze beheersmaatregel in dat iemand binnen je organisatie er jaarlijks voor gaat zorgen dat de rookmelders gecontroleerd worden.

Ook is het dadelijk mogelijk om een extra controle toe te voegen aan een beheersmaatregel. Je zorgt er dan middels taken niet alleen voor dat de taak wordt uitgevoerd, maar dat je ook nog een extra controle inbouwt om te verifiëren dat de beheersmaatregel ook succesvol wordt uitgevoerd. Vooral bij zaken als Horizontaal Toezicht, of bijvoorbeeld accountancy-audits is dit vaak een vereiste.

De gemaakte beheersmaatregelen zullen ook in een bibliotheek komen staan. Zo kun je bestaande beheersmaatregelen ook gebruiken bij andere risico’s.

Licenties
Op dit moment zijn er twee licentiemodellen actief bij onze klantengroep; Een licentiemodel op basis van aantal beheerders (dit is het oude model), en een model op basis van aantal gebruikers per pijler (het nieuwe model).

Klanten met de nieuwe model krijgen alle nieuwe dingen die we gemaakt hebben direct. Voor klanten met het oude licentiemodel hebben we een knip gemaakt: deze klanten kunnen wel aan de slag met risicosjablonen, maar zullen geen toegang hebben tot de geavanceerde beheersmaatregelen.

De wereld om ons heen verandert voortdurend; zo ook de wereld van kwaliteitsmanagement. Waar normen en richtlijnen vroeger vaak gingen over het proces,  zie je tegenwoordig een hele duidelijke verschuiving naar (het afdekken van) risico’s. Daarom hebben we onze bestaande risico-management oplossing binnen iProva tegen het licht gehouden, en bepaald hoe we deze nog beter kunnen laten aansluiten op wat organisaties nu en straks nodig hebben.

Wil je meer weten over onze visie, en wat je daar concreet van merkt in iProva 5.11 én toekomstige updates?

Vragenlijsten

Beide vragen zijn schaalverdelingsvragen, in een andere weergave.

  • Voortbordurend op de ontwikkelingen rondom meertaligheid in de module Melden & Analyseren hebben we ook binnen vragenlijsten gewerkt aan meertalige content. Het is nu mogelijk om met één vragenlijst eenvoudig medewerkers in verschillende talen te bedienen. De vraag die wordt gesteld, de antwoordmogelijkheden, de toelichting: alles kan – als je dat wilt – in meer talen worden ingesteld.
  • Ook de trend die we hebben ingezet om de vragenlijsten op alle devices prettig werkbaar te maken zetten we door:
    Zo kwamen we er achter dat de schaalverdelingsvraag werd gebruikt als Ja/Nee vraag omdat dit vraagtype volledig instelbaar is. Echter, met de sterretjes komt dit niet mooi uit. We hebben het mogelijk gemaakt om de teksten voor de Ja/Nee-vraag aan te kunnen passen. Je bent nu niet meer gebonden aan Ja en Nee, maar kunt er bijvoorbeeld OK en Niet OK, of Effectief en Niet effectief van maken. De Deels-tekst was al aanpasbaar.
  • Het scorerapport laat nu ook vragen zien waarvoor geen score kan worden bepaald. Deze vragen komen op een apart tabblad in het rapport waar zowel de vraag als de gegeven antwoorden te zien zijn.
  • In het scorerapport voor vragenlijsten hebben we een extra berekeningmethode toegevoegd die je in staat stelt om rekening te houden met hoe vaak vragen zijn beantwoord. Bestaande rapporten zullen niet worden aangepast, mocht de organisatie gebruik willen maken van deze nieuwe manier van de score berekenen dan kan dit door de rapportbeheerder worden ingesteld.
  • Met het verbeteren van de weergave van het invullen van vragenlijsten is de mogelijkheid om vragenlijsten af te drukken minder gebruikersvriendelijk geworden. In versie 5.11 hebben we het afdrukken weer gebruiksvriendelijker gemaakt waardoor het op papier afnemen van een vragenlijst eenvoudiger is geworden.
  • In iProva 5.9 hebben we de nieuwe vragenlijstweergave geintroduceerd, waarbij de schaalverdelingsvraag voortaan werd weergegeven als sterretjes. Die sterretjes blijken niet wenselijk voor alle scenario’s. We hebben in deze release een optie toegevoegd waarmee je kunt bepalen hoe de schaalverdelingsvraag er visueel uit komt te zien. De opties zijn nu: sterretjes en knoppen met labels.
  • Naar aanleiding van een ingevulde vragenlijst kan een verbetermaatregel worden aangemaakt. Met iProva 5.11 nemen we belangrijke informatie uit de vragenlijst automatisch over naar je nieuw aan te maken verbetermaatregel. Dit voorkomt ergenis en verkleint de kans op fouten!
  •  Vragenlijsten kunnen voortaan een echt resultaat hebben. Bij een vragenlijst kan een laatste vraag gesteld worden welke uiteindelijk het resultaat van de vragenlijst bepaalt. Dit resultaat kan vervolgens bijvoorbeeld getoond worden in het overzicht van ingevulde vragenlijsten.

iProva algemeen

  • Steeds meer functionaliteiten in iProva worden geoptimaliseerd voor gebruik op smartphones. Denk aan leesbevestiging (in iProva 5.10) en het invullen van vragenlijsten (iProva 5.9).
    Vaak zul je – bij gebruik van iProva op mobiel – eerst moeten inloggen. Op dit moment krijg je dan meestal nog een inlogscherm voorgeschoteld wat geoptimaliseerd is voor de desktop. Dit gaat veranderen; we rollen een nieuw loginscherm uit met een moderne uitstraling, wat optimaal werkt op smartphone, tablet én desktop computer.

  • Systeembeheerder/helpdesk krijgt regelmatig vragen van gebruikers om bepaalde blokkeringen op te heffen. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om de eigenschappen van een document welke door gebruiker A gewijzigd worden. Gebruiker A wordt echter van zijn plek geroepen en een tijd later wil gebruiker B de wijziging zelf doorvoeren. Gebruiker B krijgt een bericht te zien dat het onderdeel is geblokkeerd en dat hij contact moet opnemen met de applicatiebeheerder om het onderdeel te deblokkeren. Wat veel gebruikers niet weten is dat onderdelen na een bepaalde tijd automatisch worden vrijgegeven. We gaan nu ook weergeven hoe lang het onderdeel nog geblokkeerd is. Door dit inzicht te geven verwachten we dat gebruikers vaker zullen wachten tot de blokkering automatisch wordt opgeheven.
  • We hebben de ‘Infoland Community’-knop in bovenbalk van iProva hernoemd naar ‘Help’, om het zo aan eindgebruikers duidelijker te maken waar ze moeten zijn wanneer ze help zoeken. In dit topic op de community leggen we uit hoe het ook alweer zit met de ‘Infoland Community’/’Help’-knop.

Voor applicatiebeheerders & ICT

Aanvullende informatie voor applicatiebeheerders & ICT is te vinden op onze Support website.
Je vindt hier:

  • indicatie van de impact van deze update (per iProva module)
  • wijzigingen in de systeemeisen
  • overzicht van bugfixes
  • checklist voor applicatiebeheerders
  • download van de update (voor iProva on-premise)
© Infoland B.V. 1998-2018