Ongeveer 4x per jaar brengen we een major update voor iProva uit. In deze updates introduceren we nieuwe mogelijkheden en zorgen we ervoor dat al bestaande functionaliteiten nóg gemakkelijker en beter werken. Ook zorgen we er in deze updates voor dat iProva technisch ‘bij de tijd’ blijft.

Benieuwd naar wat er aan komt in de volgende update(s) voor iProva?
Bezoek dan regelmatig deze pagina.

De volgende major update voor iProva is versie 5.10. Deze verwachten we in januari 2019.

Dit kunnen we nu al vertellen over iProva 5.10

Documenten & processen

  • Iedere documentversie die ooit gepubliceerd is geweest, blijft permanent bewaard in het archief. Logisch, voor documenten die onderdeel uitmaken van je kwaliteitsmanagementsysteem.
    Toch zijn er in iedere organisatie wel eens situaties waarin je een document toch permanent wilt verwijderen uit het archief.
    Die mogelijkheid voegen we toe in iProva 5.10. Tegelijkertijd introduceren we een nieuw ‘recht’. Het verwijderen van documenten uit het archief wordt dus alleen mogelijk voor medewerkers aan wie – na de update – expliciet dit recht wordt toegekend.
  • Bij het beoordelen en autoriseren van documenten kan je een extra controle laten plaatsvinden om er zeker van te zijn dat de beoordelaar is wie hij zegt te zijn. De beoordelaar moet dit bevestigen door nogmaals zijn wachtwoord in te voeren.
    Organisaties die werken met een single sign-on oplossing zoals ADFS  kunnen deze mogelijkheid tot nu toe – om technische redenen – niet gebruiken. Daar brengen we verandering in. Je kunt straks 2-factor-authenticatie gebruiken om de identiteit van de beoordelaar vast te stellen.
    In plaats van het invoeren van een wachtwoord, ga je dan een code invoeren die je genereert met een Authenticator-app op je smartphone of tablet.
  • Het tabblad “Publicatiehistorie” bij een document wordt verbeterd; het toont je straks in één, chronologisch overzicht alle versies inclusief wat er in die versies is gewijzigd t.o.v. de voorgaande versie.
  • Bij de periodieke controle van een document had de documentbeheerder al de keuze om de controle-actie te delegeren naar iemand anders. Tot nu toe kon hij delegeren naar de autorisator van het document en naar de auteurs van het document. We geven de documentbeheerder hier meer keuzevrijheid: ook delegeren naar andere betrokkenen (schrijvers en beoordelaars) wordt mogelijk.
  • Iedereen kan feedback geven op een document door het plaatsen van een opmerking. Het is inmiddels al weer een tijd mogelijk om ook te reageren op elkaars opmerking. Wat daarbij nog ontbrak, is dat je een seintje krijgt van het systeem als iemand op jouw opmerking heeft gereageerd.
    Dit gaan we alsnog in orde maken.

Kaartenbak

  • Vanuit de Kaartenbak-module kon je al rechtstreeks vragenlijsten invullen.
    We breiden dit uit met de mogelijkheid om vanaf een kaart eenvoudig een meldformulier in te vullen.
    Bijvoorbeeld voor het melden van een storing of incident m.b.t. een apparaat.
  • Kaartenbakken worden voor steeds meer doeleinden ingezet. Super!
    Eén van de dingen die we terughoren, is dat er behoefte is aan een mogelijkheid om kaarten te ‘archiveren’. Je wilt ze niet permanent verwijderen, maar wel uit de actuele lijst weghalen. Die mogelijkheid komt er dan ook.

Melden, analyseren en verbeteren

  • Voor organisaties die actief zijn in meerdere landen, of die binnen de landsgrenzen te maken hebben met meerdere talen, hebben we in iProva 5.8 de mogelijkheden van de module Melden & Analyseren  om medewerkers in hun eigen taal te bedienen sterk uitgebreid.
    In iProva 5.10 gaan we daar mee door. Je kunt straks ook de (automatisch gegenereerde) titel en samenvatting van een melding meertalig inregelen.
  • Als je de status van een melding wijzigt, moet je soms een formulier invullen.
    We verbeteren de interactie: je hoeft niet meer eerst te bevestigen dat je de status wilt wijzigen, maar kunt direct beginnen met het invullen van het formulier. Dat scheelt weer een klik.
    Ook pakken we de (nogal technische) uitleg bovenaan het formulier aan.
  • Het veldtype “Scorematrix” bepaalt tot nu toe een score op basis van 2 factoren.
    We voegen de mogelijkheid toe om een score te laten bepalen op basis van 3 dimensies, bijvoorbeeld: ernst, frequentie en detectiekans.

Planning en taakschema’s

Taakschema’s in iProva helpen je bij het borgen van terugkerende taken. Het is direct duidelijk wíe een taak moet uitvoeren, en óf die taak ook daadwerkelijk en tijdig is uitgevoerd. Op basis van feedback uit de praktijk ontwikkelen we door aan deze module:

  • Aan taakschema’s kan je vragenlijsten koppelen (bijvoorbeeld voor het periodiek invullen van een veiligheidschecklist). Zodra je de vragenlijst hebt ingevuld, gaat automatisch de taak op ‘afgerond’. Iets soortgelijks gaan we mogelijk maken voor formulieren (uit de module Melden & Analyseren).
  • Het wordt mogelijk om een medewerker enkel leesrechten te geven op een taakschema.
    Zo wordt het bijvoorbeeld voor managers mogelijk om het overzicht te houden over periodiek terugkerende taken in hun afdeling, zonder dat zijn daadwerkelijk als coordinator of actienemer betrokken hoeven te zijn bij die taakschema’s.

Portalen en management informatie

Het Management informatie scherm op het iProva-portaal geeft snel inzicht in trends en resultaten, middels aantrekkelijke, interactieve diagrammen.
Het inrichten van deze diagrammen – om er voor te zorgen dat iedere afdeling / ieder team de voor hen relevante informatie te zien krijgen is best wel wat werk. In iProva 5.10 brengen we daar verbetering in. Je kunt straks bijvoorbeeld een standaard set diagrammen definiëren voor nieuwe portalen.

Vragenlijsten

  • Bij een vragenlijst kan je een overzicht bekijken van alle correctieve acties die zijn voortgekomen uit ingevulde vragenlijsten van dat type.
    Hierbij laten we voortaan ook zien voor welk onderwerp de vragenlijst was ingevuld – bijv. welk apparaat, gebouw of organisatie-eenheid, zodat je gemakkelijker kunt zien welke correctieve acties er zijn geweest voor een bijv. een specifiek apparaat.
  • Wanneer het beantwoorden van een vraag leidt tot een correctieve actie, krijgt de actienemer voortaan ook de foto’s (en evt. andere bijlagen) die zijn toegevoegd bij het beantwoorden van de vraag te zien. Dit geeft hem een beter beeld van de foutsituatie, en dit helpt hem om sneller de juiste correctieve actie uit te voeren.
  • In het geval dat vragenlijsten op papier ingevuld worden, en daarna digitaal worden ingevoerd, kan het voorkomen dat de afname-datum afwijkt van de invoerdatum in het systeem. Omdat alle rapportages uitgaan van de invoerdatum, kon dit voor ongewenste effecten in de rapportage zorgen.
    We voegen daarom de mogelijkheid toe om een afname-datum in te voeren die afwijkt van de datum waarop de vragenlijst in het systeem wordt ingevoerd. De rapportages zullen dan worden gebaseerd op afname-datum i.p.v. de invoerdatum.

En verder in iProva 5.10…

  • Bij het aanmaken van rapporten heb je heel veel keuzemogelijkheden. Sommige combinaties van keuzes kunnen leiden tot ‘vreemde’ resultaten – het rapport gaat dan waarschijnlijk niet het resultaat geven wat je had beoogd. We gaan je in een aantal gevallen actief waarschuwen wanneer we zo’n combinatie herkennen.
  • Via het gebruikersbeheer wordt het mogelijk om een (globaal) overzicht op te roepen van alle rollen die een medewerker heeft binnen het systeem. Hier wordt tijdens informatiebeveiligings-audits nog wel eens om gevraagd.
  • iProva biedt al veel mogelijkheden om de toegang tot het systeem te begrenzen. Zo kun je inregelen dat het systeem alleen toegankelijk is vanaf apparaten die zich in een specifiek netwerk bevinden.
    We gaan hierin nog een stapje verder. Het wordt mogelijk om een dergelijke beperking voor specifieke accounts in te richten. Zo kun je realiseren dat iedere medewerker altijd & overal bij iProva kan – maar dat bepaalde gevoelige (beheer)accounts enkel vanuit het interne netwerk te gebruiken zijn.
© Infoland B.V. 1998-2018